Как вести учет музейного фонда

Учет музейного фонда, регулируемый Федеральным законом N 54-ФЗ (статьей 6), начинается с первичной регистрации и маркировки экспоната. На этом этапе практически не возникает проблем при условии соблюдения зарегистрированных в Минюсте Единых правил.

Зона экспозиции и хранения

Важным аспектом учета предметов фонда является организация пространства в музее.

Экспонаты основного фонда обычно представлены в музейной экспозиции по тематике или эпохам. Для их хранения используются настенные витрины или витрины-шкафы, мобильные стенды, подвесные или другие. Все монтируется и размещается в соответствии с необходимыми условиями их хранения, музейным проектом и дизайном. Для промежуточного (инвентарного) учета требуется просто последовательно обойти все выставочные объекты, фиксируя факт их наличия по описи.

Экспонаты других фондов музея размещают в закрытых от посетителей зонах учреждения на маркированных стеллажах на основании логичного структурирования. Это, например, экспонаты:

• основного фонда в запасниках;
• научно-вспомогательного;
• фонда массовых археопредметов;
• экспериментального;
• иных фондов.

Учетные документы

В соответствии с требованиями регулирующих музейную деятельность органов ведутся следующие документы:

• главная инвентарная книга;
• книга поступлений предметов, принятых на временное хранение;
• акты приёма-передачи музейных предметов на постоянное хранение;
• акты приёма-передачи музейных предметов на временное хранение.

Дополнительно используются коллекционные или попредметные описи, некоторые другие документы и отчеты.

Автоматизация учета

Современный музей невозможно представить без компьютера со специальной программой учета, база данных которой позволит:

• быстро сориентироваться в предметах музейного фонда, каким бы огромным он ни был;
• оперативно получить полную информацию по любому экспонату;
• сохранить историю любого артефакта;
• получить необходимую отчетность при условии своевременного внесения в нее информации.

Информационные системы незаменимы в учете музейных фондов, но основные документы в обязательном порядке должны иметь бумажные аналоги.